Jorge Gramage, director general de Arisnova: "PLANIFEVEN utiliza la inteligencia artificial para mejorar la gestión de grandes eventos con el apoyo del CDTI Innovación y los fondos FEDER"
Gestionar un gran recinto de eventos implica lidiar con aforos cambiantes, tipologías muy distintas de actos y una enorme cantidad de información dispersa y sin organizar. Arisnova, empresa tecnológica valenciana con amplia trayectoria y la inteligencia artificial entre sus áreas de especialización, desarrolla PLANIFEVEN, una solución que combina algoritmos de aprendizaje iterativo con procesamiento del lenguaje natural (PLN) para transformar ese histórico desordenado en una base de datos estructurada y fácil de usar, capaz de anticipar necesidades y optimizar la asignación de recursos. El proyecto cuenta con el respaldo del CDTI Innovación y los fondos europeos FEDER, una apuesta que conecta con la prioridad del Centro de impulsar una innovación disruptiva que lleve tecnologías de vanguardia a sectores que hasta ahora han quedado al margen de buena parte de la digitalización, y cuyo buen funcionamiento tiene consecuencias muy directas sobre la experiencia y la seguridad de miles de personas que asisten a grandes eventos
Coordinar un gran evento implica mucho más que elegir una fecha y reservar un espacio. Detrás de cada concierto, feria, competición o congreso hay que encajar calendarios, personal, proveedores, servicios, montajes y recursos. Durante años, buena parte de ese trabajo se ha gestionado con hojas de cálculo y procesos manuales y, sobre todo, ha dependido del conocimiento acumulado por los profesionales que conocen cada recinto.
Pero este modelo también tiene una limitación evidente. Una parte importante del conocimiento permanece en manos de personas concretas y resulta difícil trasladarlo, sistematizarlo y aprovecharlo cuando cambian los equipos o aumenta la complejidad de la actividad.
Con este reto en mente, Arisnova ha encontrado en la inteligencia artificial una nueva vía para evolucionar su forma de trabajar. La compañía valenciana, fundada en 1989 con el propósito de utilizar la tecnología como palanca de innovación y crecimiento para sus clientes, ha ido incorporando nuevas capacidades durante más de tres décadas a medida que cambiaba el entorno tecnológico. Ahora, la IA abre una nueva etapa en ese recorrido.
Para Arisnova, la oportunidad está en convertir el conocimiento acumulado en información que pueda analizarse y utilizarse de forma más ágil. "La IA nos permitía romper ese techo, no para sustituir al experto, sino para potenciarlo: reducir su tiempo de decisión, ampliar su capacidad de análisis y maximizar la calidad de cada decisión tomada", explica Jorge Gramage, director general de la compañía.
Convertir la experiencia en conocimiento compartido
PLANIFEVEN nace para trasladar esa idea al día a día de la gestión de grandes recintos. Se trata de una herramienta que analiza información histórica y datos procedentes de los sistemas de gestión para convertir la experiencia acumulada en conocimiento que pueda utilizarse de forma sistemática.
El sistema puede asistir al personal en la toma de decisiones relacionadas con la selección de fechas, la valoración de nuevas solicitudes, la asignación de personal o la estimación de servicios y recursos. De esta manera, en lugar de comenzar cada planificación desde cero, los profesionales podrán recurrir a la experiencia de eventos anteriores para encontrar patrones y referencias útiles.
Planifeven permite optimizar la distribución de recintos y cronogramas a través de una interfaz accesible e intuitiva
La diferencia está en la capacidad de cruzar numerosas variables al mismo tiempo. Una nueva solicitud puede compararse con eventos celebrados anteriormente y, a partir de esa información, generar propuestas sobre los recursos que podrían ser necesarios o advertir de posibles incompatibilidades.
Así, una parte del trabajo que hasta ahora dependía de la memoria y la experiencia individual pasa a convertirse en un conocimiento accesible para todo el equipo. "La herramienta analiza la información histórica del recinto y los datos disponibles en sus sistemas de gestión para compartir el conocimiento y apoyar las decisiones clave del proceso", señala Jorge Gramage.
Una planificación que aprende de cada evento
La inteligencia artificial de PLANIFEVEN no funciona a partir de un conjunto cerrado de reglas. La plataforma combina distintos algoritmos diseñados para las diferentes etapas de la planificación y utiliza datos históricos y objetivos concretos del recinto para generar recomendaciones.
Esto permite comparar posibles fechas de celebración teniendo en cuenta múltiples factores o plantear configuraciones de personal y servicios a partir de eventos similares. También permite cambiar el criterio de optimización según las necesidades. Un recinto puede buscar, por ejemplo, aumentar su ocupación, reducir costes o aprovechar recursos compartidos entre eventos que se celebran simultáneamente.
El sistema está pensado para que las recomendaciones puedan revisarse y mejorarse con el tiempo. La decisión final sigue correspondiendo al profesional, pero este dispone de más información para valorar las distintas alternativas y puede conocer mejor los criterios que sustentan cada propuesta. "Lo que antes dependía de personas concretas pasa a ser un activo compartible, revisable y mejorable con el tiempo", resume el director general.
Una plataforma intuitiva y que anticipa necesidades
Una de las particularidades de PLANIFEVEN está en la forma de relacionarse con toda esa información. El procesamiento del lenguaje natural permite trabajar con documentos que normalmente no están estructurados, como correos electrónicos, ofertas, presupuestos o descripciones de eventos. La tecnología identifica la información relevante y la transforma en datos que pueden utilizar los algoritmos.
Además, la herramienta ofrece una interfaz accesible e intuitiva que permite una interacción más sencilla, acercando las capacidades de la inteligencia artificial a profesionales que no tienen por qué contar con conocimientos técnicos avanzados. En la práctica, esto puede traducirse en consultas mediante lenguaje cotidiano o en herramientas capaces de recuperar documentación interna.
La plataforma también contempla visualizaciones en tres dimensiones para explorar agrupaciones de eventos según su contenido y encontrar relaciones que pueden resultar útiles para la toma de decisiones. "Su aportación más práctica es comparar un nuevo evento con los celebrados anteriormente e identificar los casos más similares, aunque no estén descritos con las mismas palabras, recuperando experiencia previa de forma automática y sin tecnicismos", explica Jorge Gramage.
PLANIFEVEN también permite una planificación más anticipada y coordinada, capaz de reducir incertidumbres antes de que el evento comience. “Ayuda a garantizar ese resultado anticipando problemas antes de que ocurran: detecta incompatibilidades, advierte de posibles solapamientos y apoya el dimensionamiento de los recursos necesarios”, añade. Esta información se transforma en indicaciones concretas que se trasladan a los equipos internos y proveedores.
El impulso del CDTI Innovación y los fondos FEDER
Convertir información heterogénea y conocimiento experto en recomendaciones útiles requiere investigación, desarrollo de algoritmos y una fase de validación suficientemente amplia. Para Arisnova, el apoyo del CDTI Innovación y la cofinanciación de fondos FEDER a través del Programa Operativo Plurirregional de España (POPE), ha permitido asumir ese recorrido tecnológico con recursos especializados y colaboración científica con entidades como la Universitat de València. “Ha sido clave para abordar un proyecto de alta ambición tecnológica", afirma Jorge Gramage.
Instalaciones de Arisnova en Valencia
Además, para su director, la investigación también permite reforzar capacidades internas en IA que pueden trasladarse posteriormente a otros desarrollos, clientes y sectores.
De la planificación reactiva a la predicción
PLANIFEVEN se encuentra ya en una fase operativa de desarrollo y validación. Los algoritmos destinados a valorar fechas, apoyar la asignación de recursos y generar propuestas a partir de información histórica están funcionando. El siguiente paso será ampliar los casos de validación y mejorar progresivamente la calidad de los datos utilizados por el sistema.
La plataforma también incorporará nuevas fuentes de información, como datos relacionados con el entorno urbano o territorial, y podrá conectarse con dispositivos capaces de aportar información sobre consumos y utilización de equipamiento. El reto será integrar todo ese conocimiento sin convertir la herramienta en un sistema más complejo de utilizar.
La fiabilidad y la capacidad de explicar las recomendaciones serán especialmente importantes a medida que la plataforma avance hacia aplicaciones reales. La intención es que los profesionales puedan entender por qué el sistema propone una determinada alternativa y utilizar esa información como apoyo a su propia experiencia.
Como destaca el director de la compañía valenciana, “la gestión de eventos está dejando de ser un proceso manual y reactivo. El futuro apunta a sistemas predictivos e inteligentes, capaces de anticipar necesidades, analizar escenarios y optimizar recursos antes de que los problemas aparezcan”. En este escenario “PLANIFEVEN es el primer paso: pasar de la planificación basada en la experiencia individual a un modelo en el que la tecnología amplifica esa experiencia y la pone al servicio de mejores decisiones", concluye.
CDTI Innovación
El Centro para el Desarrollo Tecnológico y la Innovación, CDTI E.P.E. es la agencia de innovación del Ministerio de Ciencia, Innovación y Universidades, cuyo objetivo es la promoción de la innovación tecnológica en el ámbito empresarial. La misión del CDTI es conseguir que el tejido empresarial español genere y transforme el conocimiento científico-técnico en crecimiento globalmente competitivo, sostenible e inclusivo. En 2025, en el marco del Plan Estratégico 2024-2027, el CDTI proporcionó 2.423 millones de euros de apoyo a empresas y startups españolas.
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