Jorge Gramage, director xeral de Arisnova: "PLANIFEVEN utiliza a intelixencia artificial para mellorar a xestión de grandes eventos co apoio do CDTI Innovación e os fondos FEDER"
Xestionar un gran recinto de eventos implica lidar con aforos cambiantes, tipoloxías moi distintas de actos e unha enorme cantidade de información dispersa e sen organizar. Arisnova, empresa tecnolóxica valenciana con ampla traxectoria e a intelixencia artificial entre as súas áreas de especialización, desenvolve PLANIFEVEN, unha solución que combina algoritmos de aprendizaxe iterativo con procesamento da linguaxe natural (PLN) para transformar ese histórico desordenado nunha base de datos estruturada e fácil de usar, capaz de anticipar necesidades e optimizar a asignación de recursos. O proxecto conta co respaldo do CDTI Innovación e os fondos europeos FEDER, unha aposta que conecta coa prioridade do Centro de impulsar unha innovación disruptiva que leve tecnoloxías de vangarda a sectores que ata agora quedaron á marxe de boa parte da dixitalización, e cuxo bo funcionamento ten consecuencias moi directas sobre a experiencia e a seguridade de miles de persoas que asisten a grandes eventos
A IA permite reducir os tempos de decisión, ampliar a análise e mellorar cada decisión
Coordinar un gran evento implica moito máis que elixir unha data e reservar un espazo. Detrás de cada concerto, feira, competición ou congreso hai que encaixar calendarios, persoal, provedores, servizos, montaxes e recursos. Durante anos, boa parte dese traballo xestionouse con follas de cálculo e procesos manuais e, sobre todo, dependeu do coñecemento acumulado polos profesionais que coñecen cada recinto.
Pero este modelo tamén ten unha limitación evidente. Unha parte importante do coñecemento permanece en mans de persoas concretas e resulta difícil trasladalo, sistematizalo e aproveitalo cando cambian os equipos ou aumenta a complexidade da actividade.
Con este reto en mente, Arisnova atopou na intelixencia artificial unha nova vía para evolucionar a súa forma de traballar. A compañía valenciana, fundada en 1989 co propósito de utilizar a tecnoloxía como panca de innovación e crecemento para os seus clientes, foi incorporando novas capacidades durante máis de tres décadas a medida que cambiaba a contorna tecnolóxica. Agora, a IA abre unha nova etapa nese percorrido.
Para Arisnova, a oportunidade está en converter o coñecemento acumulado en información que poida analizarse e utilizarse de forma máis áxil. "A IA permitíanos romper ese teito, non para substituír ao experto, senón para potencialo: reducir o seu tempo de decisión, ampliar a súa capacidade de análise e maximizar a calidade de cada decisión tomada", explica Jorge Gramage, director xeral da compañía.
Converter a experiencia en coñecemento compartido
PLANIFEVEN nace para trasladar esa idea ao día a día da xestión de grandes recintos. Trátase dunha ferramenta que analiza información histórica e datos procedentes dos sistemas de xestión para converter a experiencia acumulada en coñecemento que poida utilizarse de forma sistemática.
El sistema puede asistir al personal en la toma de decisiones relacionadas con la selección de fechas, la valoración de nuevas solicitudes, la asignación de personal o la estimación de servicios y recursos. De esta manera, en lugar de comenzar cada planificación desde cero, los profesionales podrán recurrir a la experiencia de eventos anteriores para encontrar patrones y referencias útiles.
Planifeven permite optimizar a distribución de recintos e cronogramas a través dunha interface accesible e intuitiva
La diferencia está en la capacidad de cruzar numerosas variables al mismo tiempo. Una nueva solicitud puede compararse con eventos celebrados anteriormente y, a partir de esa información, generar propuestas sobre los recursos que podrían ser necesarios o advertir de posibles incompatibilidades.
Así, una parte del trabajo que hasta ahora dependía de la memoria y la experiencia individual pasa a convertirse en un conocimiento accesible para todo el equipo. "La herramienta analiza la información histórica del recinto y los datos disponibles en sus sistemas de gestión para compartir el conocimiento y apoyar las decisiones clave del proceso", señala Jorge Gramage.
Unha planificación que aprende de cada evento
A intelixencia artificial de PLANIFEVEN non funciona a partir dun conxunto pechado de regras. A plataforma combina distintos algoritmos deseñados para as diferentes etapas da planificación e utiliza datos históricos e obxectivos concretos do recinto para xerar recomendacións.
Isto permite comparar posibles datas de celebración tendo en conta múltiples factores ou expor configuracións de persoal e servizos a partir de eventos similares. Tamén permite cambiar o criterio de optimización segundo as necesidades. Un recinto pode buscar, por exemplo, aumentar a súa ocupación, reducir custos ou aproveitar recursos compartidos entre eventos que se celebran simultaneamente.
O sistema está pensado para que as recomendacións poidan revisarse e mellorarse co tempo. A decisión final segue correspondendo ao profesional, pero este dispón de máis información para valorar as distintas alternativas e pode coñecer mellor os criterios que sustentan cada proposta. "O que antes dependía de persoas concretas pasa a ser un activo compartible, revisable e mellorable co tempo", resume o director xeral.
Unha plataforma intuitiva e que anticipa necesidades
Unha das particularidades de PLANIFEVEN está na forma de relacionarse con toda esa información. O procesamento da linguaxe natural permite traballar con documentos que normalmente non están estruturados, como correos electrónicos, ofertas, orzamentos ou descricións de eventos. A tecnoloxía identifica a información relevante e transfórmaa en datos que poden utilizar os algoritmos.
Ademais, a ferramenta ofrece unha interface accesible e intuitiva que permite unha interacción máis sinxela, achegando as capacidades da intelixencia artificial a profesionais que non teñen por que contar con coñecementos técnicos avanzados. Na práctica, isto pode traducirse en consultas mediante linguaxe cotiá ou en ferramentas capaces de recuperar documentación interna.
A plataforma tamén contempla visualizacións en tres dimensións para explorar agrupacións de eventos segundo o seu contido e atopar relacións que poden resultar útiles para a toma de decisións. "A súa achega máis práctica é comparar un novo evento cos celebrados anteriormente e identificar os casos máis similares, aínda que non estean descritos coas mesmas palabras, recuperando experiencia previa de forma automática e sen tecnicismos", explica Jorge Gramage.
PLANIFEVEN también permite una planificación más anticipada y coordinada, capaz de reducir incertidumbres antes de que el evento comience. “Ayuda a garantizar ese resultado anticipando problemas antes de que ocurran: detecta incompatibilidades, advierte de posibles solapamientos y apoya el dimensionamiento de los recursos necesarios”, añade. Esta información se transforma en indicaciones concretas que se trasladan a los equipos internos y proveedores.
O impulso do CDTI Innovación e os fondos FEDER
Converter información heteroxénea e coñecemento experto en recomendacións útiles require investigación, desenvolvemento de algoritmos e unha fase de validación suficientemente ampla. Para Arisnova, o apoio do CDTI Innovación e o cofinanciamento de fondos FEDER a través do Programa Operativo Plurirregional de España (POPE), permitiu asumir ese percorrido tecnolóxico con recursos especializados e colaboración científica con entidades como a Universitat de València. “Foi clave para abordar un proxecto de alta ambición tecnolóxica", afirma Jorge Gramage.
Instalaciones de Arisnova en Valencia
Ademais, para o seu director, a investigación tamén permite reforzar capacidades internas en IA que poden trasladarse posteriormente a outros desenvolvementos, clientes e sectores.
Da planificación reactiva á predición
PLANIFEVEN atópase xa nunha fase operativa de desenvolvemento e validación. Os algoritmos destinados a valorar datas, apoiar a asignación de recursos e xerar propostas a partir de información histórica están a funcionar. O seguinte paso será ampliar os casos de validación e mellorar progresivamente a calidade dos datos utilizados polo sistema.
La plataforma también incorporará nuevas fuentes de información, como datos relacionados con el entorno urbano o territorial, y podrá conectarse con dispositivos capaces de aportar información sobre consumos y utilización de equipamiento. El reto será integrar todo ese conocimiento sin convertir la herramienta en un sistema más complejo de utilizar.
A fiabilidade e a capacidade de explicar as recomendacións serán especialmente importantes a medida que a plataforma avance cara a aplicacións reais. A intención é que os profesionais poidan entender por que o sistema propón unha determinada alternativa e utilizar esa información como apoio á súa propia experiencia.
Como destaca o director da compañía valenciana, “a xestión de eventos está a deixar de ser un proceso manual e reactivo. O futuro apunta a sistemas predictivos e intelixentes, capaces de anticipar necesidades, analizar escenarios e optimizar recursos antes de que os problemas aparezan”. Neste escenario “PLANIFEVEN é o primeiro paso: pasar da planificación baseada na experiencia individual a un modelo no que a tecnoloxía amplifica esa experiencia e pona ao servizo de mellores decisións", conclúe.
CDTI Innovación
O Centro para o Desenvolvemento Tecnolóxico e a Innovación, CDTI E.P.E. é a axencia de innovación do Ministerio de Ciencia, Innovación e Universidades, cuxo obxectivo é a promoción da innovación tecnolóxica no ámbito empresarial. A misión do CDTI é conseguir que o tecido empresarial español xere e transforme o coñecemento científico-técnico en crecemento globalmente competitivo, sustentable e inclusivo. En 2025, no marco do Plan Estratéxico 2024-2027, o CDTI proporcionou 2.423 millóns de euros de apoio a empresas e startups españolas.
Máis información:
Oficina de Prensa
prensa@cdti.es
91-581.55.00
En Internet
Cerco web: www.cdti.es
En Linkedin: https://www.linkedin.com/company/29815
En X: https://x.com/CDTI_innovacion
En Youtube: https://www.youtube.com/user/cdtioficial
Este contenido es copyright © 2026 CDTI,EPE. Está permitida la utilización y reproducción citando la fuente y la identidad digital de CDTI (@CDTI_innovacion).