Jorge Gramage, director general d'Arisnova: "PLANIFEVEN utilitza la intel·ligència artificial per a millorar la gestió de grans esdeveniments amb el suport del CDTI Innovació i els fons FEDER"

Coordinar un gran esdeveniment implica molt més que triar una data i reservar un espai. Darrere de cada concert, fira, competició o congrés cal encaixar calendaris, personal, proveïdors, serveis, muntatges i recursos. Durant anys, bona part d'aquest treball s'ha gestionat amb fulls de càlcul i processos manuals i, sobretot, ha depès del coneixement acumulat pels professionals que coneixen cada recinte.

Però aquest model també té una limitació evident. Una part important del coneixement roman en mans de persones concretes i resulta difícil traslladar-lo, sistematitzar-lo i aprofitar-lo quan canvien els equips o augmenta la complexitat de l'activitat.

Amb aquest repte en ment, Arisnova ha trobat en la intel·ligència artificial una nova via per a evolucionar la seva manera de treballar. La companyia valenciana, fundada en 1989 amb el propòsit d'utilitzar la tecnologia com a palanca d'innovació i creixement per als seus clients, ha anat incorporant noves capacitats durant més de tres dècades a mesura que canviava l'entorn tecnològic. Ara, la IA obre una nova etapa en aquest recorregut.

Per a Arisnova, l'oportunitat està a convertir el coneixement acumulat en informació que pugui analitzar-se i utilitzar-se de forma més àgil. "La IA ens permetia trencar aquest sostre, no per a substituir a l'expert, sinó per a potenciar-lo: reduir el seu temps de decisió, ampliar la seva capacitat d'anàlisi i maximitzar la qualitat de cada decisió presa", explica Jorge Gramage, director general de la companyia.

Convertir l'experiència en coneixement compartit

PLANIFEVEN neix per a traslladar aquesta idea al dia a dia de la gestió de grans recintes. Es tracta d'una eina que analitza informació històrica i dades procedents dels sistemes de gestió per a convertir l'experiència acumulada en coneixement que pugui utilitzar-se de manera sistemàtica.

El sistema pot assistir al personal en la presa de decisions relacionades amb la selecció de dates, la valoració de noves sol·licituds, l'assignació de personal o l'estimació de serveis i recursos. D'aquesta manera, en lloc de començar cada planificació des de zero, els professionals podran recórrer a l'experiència d'esdeveniments anteriors per a trobar patrons i referències útils.

Planifeven permet optimitzar la distribució de recintes i cronogrames a través d'una interfície accessible i intuïtiva

La diferència està en la capacitat de creuar nombroses variables al mateix temps. Una nova sol·licitud pot comparar-se amb esdeveniments celebrats anteriorment i, a partir d'aquesta informació, generar propostes sobre els recursos que podrien ser necessaris o advertir de possibles incompatibilitats.

Així, una part del treball que fins ara depenia de la memòria i l'experiència individual passa a convertir-se en un coneixement accessible per a tot l'equip. "L'eina analitza la informació històrica del recinte i les dades disponibles en els seus sistemes de gestió per a compartir el coneixement i donar suport a les decisions clau del procés", assenyala Jorge Gramage.

Una planificació que aprèn de cada esdeveniment

La intel·ligència artificial de PLANIFEVEN no funciona a partir d'un conjunt tancat de regles. La plataforma combina diferents algorismes dissenyats per a les diferents etapes de la planificació i utilitza dades històriques i objectius concrets del recinte per a generar recomanacions.

Això permet comparar possibles dates de celebració tenint en compte múltiples factors o plantejar configuracions de personal i serveis a partir d'esdeveniments similars. També permet canviar el criteri d'optimització segons les necessitats. Un recinte pot buscar, per exemple, augmentar la seva ocupació, reduir costos o aprofitar recursos compartits entre esdeveniments que se celebren simultàniament.

El sistema està pensat perquè les recomanacions puguin revisar-se i millorar-se amb el temps. La decisió final continua corresponent al professional, però aquest disposa de més informació per a valorar les diferents alternatives i pot conèixer millor els criteris que sustenten cada proposta. "El que abans depenia de persones concretes passa a ser un actiu compartible, revisable i millorable amb el temps", resumeix el director general.

Una plataforma intuïtiva i que anticipa necessitats

Una de les particularitats de PLANIFEVEN està en la manera de relacionar-se amb tota aquesta informació. El processament del llenguatge natural permet treballar amb documents que normalment no estan estructurats, com a correus electrònics, ofertes, pressupostos o descripcions d'esdeveniments. La tecnologia identifica la informació rellevant i la transforma en dades que poden utilitzar els algorismes. 

A més, l'eina ofereix una interfície accessible i intuïtiva que permet una interacció més senzilla, acostant les capacitats de la intel·ligència artificial a professionals que no tenen per què comptar amb coneixements tècnics avançats. En la pràctica, això pot traduir-se en consultes mitjançant llenguatge quotidià o en eines capaces de recuperar documentació interna. 

La plataforma també contempla visualitzacions en tres dimensions per a explorar agrupacions d'esdeveniments segons el seu contingut i trobar relacions que poden resultar útils per a la presa de decisions. "La seva aportació més pràctica és comparar un nou esdeveniment amb els celebrats anteriorment i identificar els casos més similars, encara que no estiguin descrits amb les mateixes paraules, recuperant experiència prèvia de manera automàtica i sense tecnicismes", explica Jorge Gramage.

PLANIFEVEN també permet una planificació més anticipada i coordinada, capaç de reduir incerteses abans que l'esdeveniment comenci. “Ajuda a garantir aquest resultat anticipant problemes abans que ocorrin: detecta incompatibilitats, adverteix de possibles solapaments i dóna suport al dimensionament dels recursos necessaris”, afegeix. Aquesta informació es transforma en indicacions concretes que es traslladen als equips interns i proveïdors.

L'impuls del CDTI Innovació i els fons FEDER

Convertir informació heterogènia i coneixement expert en recomanacions útils requereix recerca, desenvolupament d'algorismes i una fase de validació prou àmplia. Per a Arisnova, el suport del CDTI Innovació i el cofinançament de fons FEDER a través del Programa Operatiu Plurirregional d'Espanya (POPE), ha permès assumir aquest recorregut tecnològic amb recursos especialitzats i col·laboració científica amb entitats com la Universitat de València. “Ha estat clau per a abordar un projecte d'alta ambició tecnològica", afirma Jorge Gramage.

 Instal·lacions d'Arisnova a València

A més, per al seu director, la recerca també permet reforçar capacitats internes en IA que poden traslladar-se posteriorment a altres desenvolupaments, clients i sectors.

De la planificació reactiva a la predicció

PLANIFEVEN es troba ja en una fase operativa de desenvolupament i validació. Els algorismes destinats a valorar dates, donar suport a l'assignació de recursos i generar propostes a partir d'informació històrica estan funcionant. El següent pas serà ampliar els casos de validació i millorar progressivament la qualitat de les dades utilitzades pel sistema.

La plataforma també incorporarà noves fonts d'informació, com a dades relacionades amb l'entorn urbà o territorial, i podrà connectar-se amb dispositius capaços d'aportar informació sobre consums i utilització d'equipament. El repte serà integrar tot aquest coneixement sense convertir l'eina en un sistema més complex d'utilitzar.

La fiabilitat i la capacitat d'explicar les recomanacions seran especialment importants a mesura que la plataforma avanci cap a aplicacions reals. La intenció és que els professionals puguin entendre per què el sistema proposa una determinada alternativa i utilitzar aquesta informació com a suport a la seva pròpia experiència.

Com destaca el director de la companyia valenciana, “la gestió d'esdeveniments està deixant de ser un procés manual i reactiu. El futur apunta a sistemes predictius i intel·ligents, capaços d'anticipar necessitats, analitzar escenaris i optimitzar recursos abans que els problemes apareguin”. En aquest escenari “PLANIFEVEN és el primer pas: passar de la planificació basada en l'experiència individual a un model en el qual la tecnologia amplifica aquesta experiència i la posa al servei de millors decisions", conclou.
 

CDTI Innovació

El Centre per al Desenvolupament Tecnològic i la Innovació, CDTI E.P.E. és l'agència d'innovació del Ministeri de Ciència, Innovació i Universitats, l'objectiu de les quals és la promoció de la innovació tecnològica en l'àmbit empresarial. La missió del CDTI és aconseguir que el teixit empresarial espanyol generi i transformi el coneixement cientificotècnic en creixement globalment competitiu, sostenible i inclusiu. En 2025, en el marc del Pla Estratègic 2024-2027, el CDTI va proporcionar 2.423 milions d'euros de suport a empreses i startups espanyoles.

 
Més informació:

Oficina de Premsa
prensa@cdti.es
91-581.55.00

En Internet
Lloc web: www.cdti.es
En Linkedin: https://www.linkedin.com/company/29815
En X: https://x.com/cdti_innovacion
En Youtube: https://www.youtube.com/user/cdtioficial

Aquest contingut és copyright © 2026 CDTI,EPE. Està permesa la utilització i reproducció citant la font i la identitat digital de CDTI (@CDTI_innovacion).